Registro Informatizado - Autenticação (texto padrão para email)
O Registro Eletrônico QuartaRH pode substituir completamente o Livro ou a Ficha de registro de funcionários, pois contém todos os campos de um formulário oficial, com a vantagem de ser atualizado automaticamente pelas informações processadas pelo sistema de Folha de Pagamento.
Se a autenticação é feita somente quando da visita de um auditor-fiscal do trabalho, nada impede que mantenhamos as informações em um sistema eletrônico, que é bem mais prático e eficaz. As Fichas de Registro com suas informações atualizadas poderão ser impressas quando o auditor-fiscal visitar a empresa e solicitar as informações de registro.
Claro que nada impede que sejam impressas a qualquer momento e até mantidas nas pastas de funcionários. Uma das vantagens dos sistemas eletrônicos é exatamente essa: poder repetir uma ação quantas vezes for necessário sem grande trabalho adicional.
Veja abaixo alguns trechos dos textos pesquisados:
* Livro "Manual de Prática Trabalhista", 40ª Edição, editora Atlas
Capítulo 1: Admissão de Pessoal, item 1.2 Registro de Empregados (página 25; 1º parágrafo)
"A empresa regida pela CLT, ao admitir um empregado, deverá registrá-lo no livro, na ficha ou no sistema eletrônico. O livro ou a ficha serão autenticados pelo fiscal do trabalho, quando da fiscalização no estabelecimento empregador, não sendo necessária a autenticação para as empresas que optarem pelo sistema informativo de registro de empregados, conforme Portaria nº 3.626/91 com a nova redação dada pela Portaria nº 739, de 29-8-97 (DOU de 5-9-97)."
* ATO DECLARATÓRIO Nº 04, de 21 de fevereiro de 2002
Aprova, revisa e consolida precedentes administrativos.
O DIRETOR DO DEPARTAMENTO DE FISCALIZAÇÃO DO TRABALHO, no uso de sua competência regimental, resolve:
I - aprovar os precedentes administrativos de nº 31 a nº 50, resultantes de posicionamentos firmados na Coordenação-Geral de Normatização e Análise de Recursos;
II - revisar os precedentes de nº 01 a nº 30;
III - consolidar todos os precedentes administrativos aprovados, conforme anexo I deste ato;
IV - os precedentes administrativos em anexo deverão orientar a ação dos Auditores-Fiscais do Trabalho no exercício de suas atribuições.
LEONARDO SOARES DE OLIVEIRA
Diretor do Departamento de Fiscalização do Trabalho
ANEXO I
PRECEDENTE ADMINISTRATIVO N° 24
REGISTRO. AUTENTICAÇÃO DE LIVRO, FOLHA OU SISTEMA ELETRÔNICO. Após a edição da Portaria nº 739, de 29 de agosto de 1997, descabe autuação por falta de autenticação do sistema de registro de empregados, no prazo legal, uma vez autorizada a autenticação pelo Auditor-Fiscal do Trabalho quando de sua visita fiscal. A partir da revogação do art. 42 da CLT, a obrigação legal de autenticação deixou de existir.
* PORTARIA nº 121, de 8 de novembro de 1995 (Revogada)
Art. 7º Para os fins da fiscalização trabalhista, a empresa deverá manter, em cada Centro de Processamento de Dados - CPD, memorial descritivo...".
Com relação a esse artigo, entendemos que tal procedimento se aplicará apenas as empresas de grande porte, ou seja, aquelas que dispõem de um Centro de Processamento de Dados - CPD.
Os empregadores que optarem pelo registro informatizado de empregados deverão seguir as normas estabelecidas pela Portaria MTE N°41-2007, DOU 30.03.2007, que revoga a Portaria 1121-1995, DOU 09.11.1995, simplificando o sistema utilizado e dispensando o depósito de memorial descritivo no Ministério do Trabalho.
* PORTARIA Nº 41, de 28 de Março de 2007:
...
Art. 10 Revogam-se as Portarias nºs
3.024, de 22 de janeiro de 1992;
402, de 18 de abril de 1995;
1.121, de 8 de novembro de 1995;
739, de 29 de agosto de 1997;
628, de 10 de agosto de 2000;
376, de 18 de setembro de 2002 e
os arts. 1º e 2º, §§ 2º e 3º do art. 3º; e arts. 11, 12 e 12-A da Portaria nº 3.626, de novembro de 1991.
Fontes legais que tratam desse assunto:
OBS: Esse texto está pronto para email "Registro Eletrônico - Autenticação.oft" em: '\\Servidor\company\Modelos Quarta\Modelos e-Mail'